von Antje Hartmann, Städtegruppenleitung JVM Hamburg

Ende November waren die JVM Hamburg in neuen Fahrwassern unterwegs. Will heißen, dass wir dieses Mal nicht etwa einen Verlag oder eine Zeitungsredaktion besucht haben, sondern ein großes Tech-Unternehmen, das auf den ersten Blick vielleicht nicht so viel mit der Buchbranche zu tun hat: Dropbox! Vielen ist Dropbox ein Begriff in Sachen Online-Datenplattform, aber dass das Unternehmen einen viel umfangreicheren Service anbietet, haben wir am 25. November 2019 mit einer Gruppe von elf neugierigen Hamburger Junge Verlagsmenschen herausgefunden.

Unsere GastgeberIn – Wen haben wir getroffen?

Linus Haferkemper – Head of Customer Success (DACH / Skandinavien) – und Jenny Wiethölter – PR Manager (DACH/ Skandinavien) – haben uns eingeladen, bei ihnen vorbeizuschauen. Dort wurden wir mit Pizza, Getränken und Snacks rundum verwöhnt, sodass wir uns in ihrem großräumigen, modernen Coworking-Büro umschauen und die Dropbox Germany GmbH kennenlernen konnten. Doch nicht nur das, sie haben sogar einen ihrer Kollegen aus London eingeladen, um mehr über die aktuellen Entwicklungen in der Medienbranche zu erzählen: Andy Wilson, Global Industry Principal für die Medienwelt.

Mit über 17 Jahren Erfahrung in den Bereichen interaktive Fernsehdienste, Broadcast-Innovation, Produktmanagement und digitale Rechte für die BBC und nach einer führenden Position bei der Digital Production Partnership-Initiative schloss sich Andy Wilson im Jahr 2018 Dropbox an. Dort leitet er aktuell den Bereich Medien als Industry Principal. Er arbeitet eng mit Unternehmen aus der Medienwelt zusammen, um so viel Wert wie möglich aus dem Know-how, der Technologie und den Produkten von Dropbox zu schöpfen. An diesem Abend hat Andy einen kleinen Impulsvortrag zum Thema: „Embracing Radical Change in Media“ gehalten:

Depending on which side of the fence you sit, professional media is either in total decline, or is performing better than ever before. The reality is a much more complex landscape of changing workplaces and cultures. Let’s discover how some of the biggest media brands in the world, and some you may not know, are radically redefining what modern work spaces and workflows are.

Die Dropbox Germany GmbH

Doch zunächst einmal haben Linus und Jenny nach einer kleinen Vorstellungsrunde einen kurzen Überblick zur Dropbox Germany GmbH gegeben. Dropbox hat weltweit ca. 600 Millionen NutzerInnen. In Hamburg und München haben sie Dependancen für die großen Unternehmenskunden, die vorwiegend aus den Bereichen Manufactoring, Retail, Medien und Construction stammen. Dafür sind ca. 20 KollegInnen in Hamburg, München und Berlin für den DACH Markt tätig. Doch das Team ist weitaus größer, denn Linus und Jenny beispielsweise sind oft mit den weltweit ansässigen KollegInnen im Austausch. Außerdem gib es von Zeit zu Zeit Events mit allen internationalen KollegInnen zum Teambuilding und Erfahrungsaustausch. Schnell wird klar, dass insgesamt eine sehr lockere Atmosphäre herrscht, welche ein flexibles, freies Arbeiten ermöglicht.

Dropbox als Workflow Optimizer

Anschließend hat Andy Wilson uns einen Einblick gegeben, womit sich die KollegInnen von Dropbox beschäftigen und wie sie mit ihren Produkten den Workflow optimieren wollen. Was Andy mit den Jahren seiner Arbeitserfahrung gelernt hat, ist je nach Kunde die Perspektive zu wechseln. Das heißt verschiedenste Kunden aus verschiedenen Branchen haben unterschiedliche Bedürfnisse. So bedient Dropbox z.B. die Film- und Fernsehindustrie (Kunden sind hier z.B. Channel4Television oder Constantin Film), die Buchbranche (National Geographic, Lonely Planet, Westchester Publishing u.a.) oder die Werbebranche (Kunden wie dentsu oder ClearChannel). E-Mails und spreadsheets reichen je nach Projekt nicht unbedingt aus. Deshalb ist es das gemeinsame Ziel, die Arbeitsabläufe der verschiedenen Kunden effizient zu gestalten und mit Hilfsmitteln von Dropbox zu optimieren.

Dabei werden durchaus auch geografische Grenzen überwunden, wie einer der größten und ersten Kunden Westchester Publishing Service beweist. Dieser nutzt Dropbox Business beispielsweise, um Daten zwischen den Büros in den USA und Indien zu teilen, gemeinsam zu bearbeiten und somit Projekte schnell und ohne lange Sende- und Antwortzeiten umzusetzen.

In Zeiten der DSGVO kam dabei die kritische Frage aus dem JVM-Publikum, inwiefern die Daten da gesichert sind. Andy Wilson erklärte dazu, dass es viele verteilte Datenzentren gibt, um die Sicherheitsstandards der einzelnen Länder zu gewährleisten – das deutsche Datenzentrum befindet sich in Frankfurt am Main.

Generell kann man sagen, dass das Ziel von Dropbox ist, dass den ArbeitnehmerInnen mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit bleibt, um ein effizienteres und produktiveres Arbeiten zu ermöglichen. Dies geschieht etwa durch schnelles Bearbeiten, Versenden etc. von Daten mit Hilfe von Dropbox-Produkten. Dazu entwickelt Dropbox immer wieder neue Produkte, wie zuletzt „Dropbox Spaces“, das vor ca. anderthalb Monaten gelauncht wurde.

Das Beispiel “Dropbox Spaces”

Mit “Dropbox Spaces” können Kunden miteinander an 157 verschiedenen Dateitypen arbeiten, darunter z.B. die gängigen Formate wie Excel, Word, PowerPoint, PDF, Photoshop und InDesign. Aber auch neuere Dateitypen und Dokumente wie Bilder, spreadsheets und Slack werden unterstützt. All diese Dateien können in Dropbox Spaces mit GeschäftspartnerInnen und KollegInnen geteilt und bearbeitet werden, es gibt Chatrooms und man kann die Dateien direkt kommentieren und den Bearbeitungsstatus sehen. Auch Videos oder Audiodateien können geteilt, an beliebiger Stelle gestoppt und zur weiteren Bearbeitung kommentiert werden. Damit müssen große Datenmengen nicht erst heruntergeladen werden, sondern werden in dem Online-System direkt gestreamt und bearbeitet.

Partner, die durch dieses fortschrittliche Tool gewonnen wurden, sind z.B. Adobe Rush oder getty images. Adobe ist einer der größten Partner von Dropbox, sodass die Frage nach eventuellen Lizenz- und Nutzungsproblemen der Adobe-Dateien schnell entkräftet wurde.

Zeit für eine neue Unternehmenskultur

Abschließend hat Andy Wilson noch einmal seine These zusammengefasst, dass 60 % der Arbeitszeit dazu genutzt werden, das Arbeiten überhaupt erst zu ermöglichen. Es werden E-Mails geschrieben, administrative Aufgaben erledigt oder Informationen gesucht, die zeitraubend sind und oft gar nicht zur eigenen Arbeit gehören, statt sich auf seine eigentlichen Arbeiten zu konzentrieren, für die man angestellt wurde. Dropbox hat es sich zum Ziel gemacht, die eigene Arbeit wieder in den Vordergrund zu stellen, indem andere Arbeitsabläufe mit den Angeboten von Dropbox erleichtert werden. Denn Andys Prognose lautet: „The media industry as we know it, will no longer exist in 20 years. It will be much better.

Es ist also an der Zeit, eine neue Unternehmenskultur zu schaffen, in der alle für dasselbe Ziel arbeiten, welches sie mit einfachen Hilfsmitteln erreichen sollen. Dazu wird es nicht nötig sein, dass man sich jeden Tag auf der Arbeit sieht, um sich mit den KollegInnen verbunden zu fühlen. Genau das praktizieren die KollegInnen von Dropbox Germany GmbH auf jeden Fall heute schon, wie sie uns eindrucksvoll bestätigt haben. Die JVM Hamburg sind einige Fragen losgeworden und haben bei dem inspirierenden Vortrag einen spannenden Einblick in die Welt von Dropbox bekommen. Auch umgekehrt haben Linus, Jenny und Andy sehr interessiert an unseren Erfahrungen teilgenommen und wir konnten gegenseitig viel von dem schönen Abend mitnehmen.

© Linus Haferkemper, Dropbox Germany GmbH